Arbeit, Projektmanagement

So kannst du jedes Projekt planen & umsetzen – Projektmanagement für Anfänger*innen

Ich liebe es, Veranstaltungen oder Projekte zu planen und umzusetzen, daher möchte ich in meinem Blog nicht nur wie bisher zu den Themen persönliche Entwicklung und Nachhaltigkeit schreiben, sondern mich auch dem Bereich Projektmanagement widmen.

Du hast eine Idee für ein Projekt und jetzt möchtest du es Wirklichkeit werden lassen. Dies sind die Schritte:

Recherche:

  • Finde heraus, was du brauchst, um dein Projekt umzusetzen und was die einfachste Möglichkeit ist. Setze die Idee zuerst so einfach und kostengünstig wie möglich um.
  • Was sind die technischen Voraussetzungen?
  • Was musst du rechtlich beachten?
  • Wobei brauchst du Unterstützung zum Beispiel, weil etwas nicht nur von dir, also einer Person, durchgeführt werden kann?
  • Was sind die entscheidenen Punkte bzw. mögliche Stolpersteine?

Beispiel Online Summit

Als Beispiel nehme ich eine digitale Veranstaltung: Du möchtest einen Summit mit verschiedenen Sprecher*innen organisieren. Zuerst überlegst du dir ein Thema, das zu deinem Ziel und deiner Zielgruppe passt. Dein Ziel ist der Grund, wieso du den Summit organisieren möchtest.

Recherchiere Interviews, Blogbeiträge, Podcasts oder Bücher zum Thema Online Summit und lies dich ein. Dadurch bekommst du sicherlich weitere Tipps und weißt noch besser als zuvor, worauf du achten solltest.

Die technischen Voraussetzungen sind in diesem Fall eine Landing page, auf der sich Interessierte für den Summit anmelden können und ein virtueller Raum, wie Zoom, in dem die verschiedenen Vorträge stattfinden können. Dann brauchst du vermutlich noch eine Website, auf der das Programm einsehbar ist. Falls die Anzahl der Teilnehmer*innen begrenzt ist, brauchst du noch eine Lösung zur Anmeldung für einzelne Workshops. Wenn der Summit kostenlos ist, musst du dir über den digitalen Ticketverkauf und die rechtliche Abwicklung keine Gedanken machen.
Rechtlich ist zum Beispiel zu beachten, das alles DSGVO-konform ist.

Unterstützung brauchst du von anderen Speaker*innen, die gerne einen Vortrag halten möchte. Je nachdem wie gut du selbst mit dem Design und der technischen Umsetzung bist, brauchst du eventuell auch hier Unterstützung.

Ich denke die Stolpersteine wären bei diesem Projekt das Marketing bzw. Werbung für deinen kostenlosen Online Summit, damit Menschen daran teilnehmen. Denn ohne Teilnehmer*innen hast du dir die Mühe umsonst gemacht und auf diesen Aspekt solltest du besonders achten, da es zurzeit viele kostenlose Onlineangebote gibt.

Planung:

Teile dein Projekt in viele kleine Schritte auf, die machbar sind und aufeinander aufbauen, sodass du am Ende dein Ziel erreichst.

Überlege dir dann den Zeitrahmen. Setze dir ein Datum, an dem du das Projekt umgesetzt haben möchtest du rechne rückwärts aus, welchen Zwischenschritt du bis wann erledigt haben musst. Plane dabei einen generellen Puffer ein und achte auch auf zusätzliche Zeit bei Schritten, die andere Menschen involvieren.

Wenn du zum Beispiel eine Anfrage stellst, weißt du nicht, wie lange es dauert bis die Person antwortet und bei Genehmigungen ist es zum Beispiel manchmal schwer einzuschätzen, wie lange der Prozess dauert. Daher plane ich für in diesen Bereichen immer etwas mehr Zeit ein.

Bei diesem Schritt finde ich es wirklich hilfreich so detailliert wie möglich zu planen, damit du wirklich den Überblick über alles hast und zum Beispiel alle Anfragen rechtzeitig durchführst.

Beispiel Online Summit

Dein Projekt ist ein erfolgreicher Online Summit und vielleicht ist dein Ziel dahinter, deine Reichweite zu erhöhen und in Zukunft mehr Kund*innen zu gewinnen.

Einzelne Schritte, um dein Ziel zu erreichen:

  • Überlege dir ein passendes Thema und einen Namen für den Summit
  • Erstelle ein passendes Design (für die Webseiten, die Anfragen an Speaker*innen, Multiplikator*innen oder Medien, Werbung für deine Kanäle oder die Kanäle von anderen Menschen etc.)
  • Kreiere alle benötigten Websiten
  • Schreibe passendes Texte, die herausstellen was der Mehrwert ist und warum jemand unbedingt bei deinem Summit dabei sein sollte
  • Frage Speaker*innen an, die zum Summit-Thema passen und schicke ihnen die Eckdaten zu deiner Idee / deinem Summit (zusätzliche Zeit einplanen)
  • Mache Werbung für deinen Summit und ggf. auch dafür, dass du Speaker*innen suchst
    • Wo kannst du dafür Werbung machen? Denke dabei nicht nur an deine Kanäle, sondern auch an Facebook-Gruppen oder andere „Orte“, an denen sich Interessierte aufhalten. Hilfreich ist es auch, wenn Menschen aus deinem Netzwerk und Speakerinnen als Multiplikatorinnen auf den Summit aufmerksam machen.
    • Frage ggf. Medien wie Zeitungen oder Podcasts an, ob sie über dein Event berichten möchten (davor oder während es läuft).
  • Überlege dir einen „Notfallplan“ für Dinge, die passieren können wie was machst du, wenn eine Speakerin absagt
  • Überprüfe regelmäßig, ob du gut im Zeitplan liegst und wenn nicht, wie du gegensteuern kannst, um wieder auf Kurs zu sein
  • Überlege dir auch wie der Prozess nach dem Summit ist, also wie begrüßt du deine neuen Abonnent*innen, falls du zum Beispiel deine Reichweite auf einem oder mehreren Kanälen durch den Summit erhöhen möchtest. Was passiert danach noch?
  • Wenn du zum Beispiel deine Landing page nicht selber erstellst, sondern jemandem damit beauftragst würde ich unbedingt zusätzliche Pufferzeit für die Erstellung einplanen.
  • Schreibe deine Ziele, die hinter dem Summit stehen auf, sodass du hinterher schauen kannst, ob du sie erreicht hast. Wenn ja, schreibe dir auch auf warum und wenn nicht, was du nächsten Mal verbessern kannst, um deine Ziele zu erreichen.

Wenn dir manche Schritte immer noch zu groß und zu schwer erscheinen, teile diese Aufgabe in weitere kleine Aufgaben ein.

Sobald du alle Schritte und Aufgaben notiert hast und dir den passenden Zeitplan überlegt hast, würde ich dir auf jeden Fall raten, dir Feedback von anderen Menschen zu holen. Vielleicht hast du etwas vergessen, übersehen oder bei einem Schritt unrealistisch geplant. Mit dem eingesammelten Feedback kannst du deinen Projektplan dann nochmal anpassen.

Umsetzung:

Lege los und vernetze dich mit Menschen, die dir weiterhelfen können und vielleicht schonmal etwas ähnliches gemacht oder umgesetzt haben. Setze den ersten Punkt auf deiner Liste um und arbeite dich Schritt für Schritt weiter vor, bis du das ganze Event erstellt hast.

Es ist super wichtig im Moment zu bleiben und dich nur genau dem Schritt und der Aufgabe zu widmen, die gerade dran sind. So machst du dir keine unnötigen Sorgen, bist fokussiert und fühlst dich nicht überfordert. Die Umsetzung jedes großen Projekte sind im Endeffekt auch nur viele kleine Schritte hintereinander. Dieser Gedanke beruhigt mich immer.

Du kommst nicht in die Umsetzung oder prokreastinierst?

Falls du prokrastinierst oder Aufgaben nicht erledigst, führe dir dein „Warum“ und dein Ziel, das hinter dem Summit steht, nochmal vor Augen. Visualisiere wie dein Event abläuft, wie erfolgreich es ist und wie viel Spaß es allen Beteiligten macht.

Du kannst auch überprüfen, ob dein Plan zu ambitioniert ist, du dir zu viel in zu kurzer Zeit vorgenommen hast und dich darum überfordert fühlst. Wenn das der Fall ist, könntest du das Datum des Events zum Beispiel nach hinten verschieben oder dir für Aufgaben, die dich viel Zeit kosten, Unterstützung suchen, sodass du wieder besser im Zeitplan liegst und dich nicht mehr überfordert von den Tausenden To Do’s fühlst.

Wenn du immer noch „feststeckst“ kann es auch sein, dass es an deinem Mindset liegt. Vielleicht hast du Glaubenssätze, die dich aufhalten. Wenn du zum Beispiel denkst, dass sowieso niemand Lust hat teilzunehmen, ist es natürlich schwer dich zu motivieren, alles auf die Beine zu stellen. Zu diesem Thema habe ich auch den Artikel „Warum es oft am Mindset liegt, wenn du nicht in die Umsetzung kommst“ geschrieben.

Zum Thema Glaubenssätze und das innere Kind habe ich übrigens auch eine Podcastfolge aufgenommen.

Heute sollte es erstmal nur darum gehen, wie du jedes Projekt planen und umsetzen kannst, das du dir vorstellst. Viel Spaß beim Planen!

Hast du noch weitere wichtige Punkte, die ich erwähnen sollte? Dann freue ich mich über einen Kommentar unter dem Artikel!

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